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Automatisierung ist kinderleicht
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Automatisierung ist kinderleicht

Du möchtest Anhänge aus Gmail automatisch in deiner Dropbox speichern, oder wissen, wie deine Website vor ein paar Tagen, ein paar Monaten, oder sogar ein paar Jahren aussah? Du hast keine Zeit, um dich selbst um deinen Instagram Account zu kümmern? Gar kein Problem. Die Lösung dafür ist Automatisierung und diese Automatisierung ist kinderleicht. Services und Software wie IFTTT, Zapier, Hazel, oder Integromat können Abhilfe schaffen. Man muss eben nur wissen, wie man die einzelnen Dienste sinnvoll verknüpft.

Vor einiger Zeit habe ich begonnen, mich selbst komplett papierlos zu organisieren. Die Sache mit dem papierlosen Büro ist toll, hat aber einen Haken: Wenn man es falsch anstellt, hat man hinterher mehr Aufwand, als vorher. Um den täglichen Aufwand zu minimieren habe ich mich in der letzten Woche weiter mit dem Thema Automatisierung beschäftigt. Durch einen anonymen Hinweis (Danke Robert!) bin ich auf den Webservice Integromat aufmerksam geworden, aber fangen wir vorne an.

Vor einigen Monaten hat Gmail seine API um- und IFTTT damit die Integration fast komplett eingestellt. Davor hat sich ein Applet darum gekümmert, dass E-Mails mit PDF Anhängen von Gmail automatisch in meiner Dropbox landeten. Hazel kümmerte sich dann ab hier um den OCR, das Sortieren und Archivieren. Wie genau ich meine Dateien automatisch organisieren lasse, kannst du in dem Beitrag über das papierlose Büro nachlesen. Die meisten Teile davon sind auch heute noch aktuell.

Ich musste mich also um eine Alternative für IFTTT kümmern und wechselte deshalb zu Zapier. Dort bekam ich nämlich noch genau das, was ich suchte. Im Free Plan bekommt man dort 100 Tasks/Monat und 5 Zaps – So nennt Zapier eine Automatisierungsaufgabe – zur Verfügung gestellt. Damit bin ich nun ein paar Tage gut klargekommen, bis ich feststellen musste, dass 100 Tasks viel zu wenig sind. Angenommen, ich bekomme 3 E-Mails mit PDF Anhängen pro Tag, reize ich allein damit das Limit an Tasks/Monat schon fast aus. Dazu kommen dann aber noch andere Zaps, die auch noch mal Tasks verbrauchen. Ich habe dann überlegt, ob ich das Starter Paket buchen solle. In dem 19,99$ Paket sind 750 Tasks enthalten. Ganz schön viel Geld für die paar Tasks. Ich habe dann wieder angefangen, die Anhänge meiner E-Mails händisch in den initialen Workflow Ordner zu verschieben.

Und dann kam der Integromat.

Seit einigen Tagen nutze ich nun den Integromat und habe damit auch schon allerhand interessante Workflows gebastelt. Diese stelle ich dir auch gleich vor, aber lass uns kurz noch über die Leistungen sprechen. Auch dieser Service bietet wieder unterschiedliche Pakete an. Nach der Registrierung landet man automatisch im Free Plan. Dieser beinhaltet:

Operations: 1.000
Max. Datentransfer: 100MB
Minimaler Interval: 15 Minuten
Max. Dateigröße einer einzelnen Datei: 5MB
Interner Datenspeicher: 1MB

Mit 1.000 Operations und 100MB kommt man schon mal deutlich weiter, als mit den 100 Tasks von Zapier. Dazu kommt, das die Oberfläche einfach wunderschön gestaltet ist. Es macht wahnsinnig viel Spaß, mit den unterschiedlichen Services herumzuspielen. Ich habe es noch nicht geschafft, mir alle im Detail anzuschauen, aber die Integration von Facebook, Facebook Pages, Telegram, Instagram, Buffer, Paypal, HTTP Requests, Gmail, oder Twitter könnte tatsächlich nicht einfacher sein. Die gesamte Oberfläche funktioniert per Drag & Drop und Services lassen sich ganz einfach authentifizieren. Ich bin nicht ein einziges Mal in irgendwelche Fehler gelaufen. Das nächst größere Paket (Basic) kostet übrigens 9$ im Monat und beinhaltet folgendes:

Operations: 10.000
Max. Datentransfer: 1GB
Minimaler Interval: 5 Minuten
Max. Dateigröße einer einzelnen Datei: 30MB
Interner Datenspeicher: 10MB

Ich habe meinen Account noch nicht auf den Basic Plan geupgradet. Ich wollte mir erstmal anschauen, wie viel ich im Monat so verbrauche. Da ich allerdings direkt am Anfang eine kleine Endlosschleife zusammengeklickt habe und deshalb meinen gesamten monatlichen Datentransfer in drei Minuten verbraucht hatte, habe ich mir hier noch mal ein kleines Update gegönnt. Man hat zusätzlich zu denen unterschiedlichen Plänen nämlich noch die Möglichkeit, 10.000 extra Operations und 10GB Datentransfer zu kaufen. Die Pakete kosten dann einmal 9$ – Verbraucht man die Pakete im aktuellen Monat nicht, werden sie einfach mit in den nächsten Monat übertragen. Sie verfallen also nicht.

Um den Service von Integromat einmal auszuprobieren, muss man also kein Geld ausgeben. Wenn man etwas vorsichtig ist, sollte man mit dem Kontingent aus dem Free Plan ein paar Tage hinkommen. Da Integromat auch Module für IFTTT und Zapier anbietet, gibt es quasi keine Grenzen mehr. Man muss sich eben nur überlegen, was man umsetzen möchte.

Theoretisch könntest du also dafür sorgen, dass sich deine Phillips HUE Lampe einschaltet und eine bestimmte Farbe auswählt, wenn dir deine Mutter eine neue Datei in deine Dropbox legt. Auch könntest du dein Lieblingslied über Alexa abspielen, wenn dein Staubsaugerroboter mit seiner Arbeit beginnt. Selbstverständlich könntest du die Reinigungsdauer auch parallel in einem Spreadsheet vermerken und wenn dein Lieblingsblog, also wir, einen neuen Beitrag veröffentlicht, könntest du dich per Twitter und Facebook darüber benachrichtigen lassen. Das müsstest du dann allerdings auch nicht mehr selbst zusammenstecken. Den Service bieten wir dir nämlich schon an.

Kommen wir aber nun mal zu den wirklich interessanten Dingen – Der Automation.

Gmail Anhänge automatisch in der Dropbox sichern

Wie bekomme ich meine Gmail Anhänge denn nun automatisch in meiner Dropbox gesichert? Um mit Integromat warm zu werden habe ich diese kleine Fingerübung absolviert. Du kannst auf der Grafik sehen, dass das erste Modul in regelmäßigen Abständen überprüft, ob es neue E-Mails in meiner Inbox gibt. Diese Überprüfung läuft bei mir alle 15 Minuten.

Solltest du dieses Interval verkürzen, sei dir bitte bewusst, dass du damit schnell an die Grenzen deines Operation Limits kommen kannst – Eine Operation triggert vier Mal pro Stunde eine andere Operation, die nach neuen Mails sucht. Sind keine eingegangen, bleibt es dabei. Pro Tag kämen wir also schon damit allein auf 192 Operations, oder eben knapp 5700 pro Monat. Dazu kommen dann noch die anderen Module. In diesem Workflow, oder Szenario, wie es bei Integromat heißt, sind insgesamt sechs Module enthalten. Wir gehen diese nun einmal Schritt für Schritt, von links nach rechts durch.

1. Schritt:
Ich habe eine E-Mail Adresse bei Google. Meine beruflichen Mails habe ich unter eigenen Domains laufen und da sollen sie auch bleiben. Um die Anhänge trotzdem von Integromat in meine Dropbox speichern lassen zu können, habe ich mehrere Weiterleitungen erstellt. Jedes der fünf Postfächer leitet die E-Mails mit Anhängen an eine neu erstellte Gmail Adresse weiter. Dafür lassen sich einfache Posteingangsfilter nutzen, die eigentlich jeder Anbieter mitbringt. Nun habe ich also alle relevanten E-Mails samt Anhängen in einem Posteingang.

Das Gmail Modul ist mit meinem Gmail Account verknüpft und prüft über das Scheduling alle 15 Minuten, ob es eine neue Mail in meiner Inbox gibt. Diese Mail muss das Label PDF haben und ungelesen sein. Dafür sorge ich aber direkt bei Gmail mit einem Filter.

2. Schritt:
Der Router ist ein Modul, das einen Weg in mehrere Wege aufteilen kann. Das kann nützlich sein, wenn man auf den Verknüpfungen noch Filter anwenden möchte. In meinem Fall hat es eher ästhetische Gründe. Die Daten, die über das erste Modul reingekommen sind, werden also einfach nur in zwei Richtungen weitergegeben.

3. Schritt:
Der dritte Schritt (obere Zeile) markiert die eingegangene E-Mail als gelesen und reicht sie an das nächste Modul weiter.

4. Schritt:
Dieses Modul verschiebt die E-Mail aus der Inbox in einen anderen Ordner. Damit ist dann sichergestellt, dass die E-Mail nicht noch ein zweites Mal diesen Prozess durchlaufen kann. Schließlich wird von diesem Workflow nur der Posteingang beobachtet.

5. Schritt:
In diesem Schritt iteriere ich über die Anhänge der eingegangenen E-Mail. Ich kann schließlich nicht wissen, wie viele PDF Dateien im Anhang sind. Die Anhänge werden dadurch dem nächsten Modul zu Verfügung gestellt.

6. Schritt:
Das Dropbox Modul nimmt die PDF Dateien entgegen und legt sie in einem von mir ausgewählten Verzeichnis ab. Eben dieses Verzeichnis überwache ich mit Hazel und lasse die Dateien dann von hier aus weiterverarbeiten und sortieren.

7. Schritt:
Als kleines Addon habe ich hier noch meinen Telegram Bot verknüpft. Er sagt mir dann Bescheid, dass eine neue PDF Datei abgelegt worden ist. Ab und zu gucke ich nämlich gerne noch mal nach, ob die Automatisierung wirklich vernünftig arbeitet. Der Bot teilt mir mit, wie die Datei heißt, von wem sie kam und wann sie eingegangen ist. Sollte hier also einmal etwas schief laufen, kann ich die E-Mail einfach suchen und mir den Anhang manuell abspeichern.

Das war es schon. So bekommst du deine E-Mail von Gmail automatisch in deine Dropbox. Alternativ lassen sich natürlich auch Google Drive, oder SFTP Ziele einrichten. Die Möglichkeiten sind auch hier wieder nahezu unbegrenzt. Der Ablauf der Szenarios lässt sich per Knopfdruck simulieren. Ein kleiner von Modul zu Modul hüpfender Punkt zeigt dir dann genau, in welcher Reihenfolge das Szenario ausgeführt wird. So lassen sich zum Beispiel auch eigene Denkfehler schnell erkennen und beheben.

 

Automatisches Speichern von Gmail Anhängen

 

Meine eigene Wayback Machine

Integromat hat vor ein paar Tagen einen neuen Service eingebunden. Mit HTML/CSS to Image kann man zum Beispiel Screenshots von einer Website anfertigen lassen. Auch hier kann man wieder einen kostenlosen Account erstellen, mit dem man dann 50 Screenshots im Monat machen lassen kann. Eventuell kennst du die riesige Wayback Machine, die jeden Tag gefühlt das ganze Internet fotografiert. Wie gut wäre es denn, wenn du dir sowas mit wenigen Klicks selbst bauen könntest?

Genau das habe ich für diesen Blog gemacht. Dieses Szenario macht mir nun drei Mal pro Woche jeweils einen Screenshot von der Desktop und einen von der mobilen Ansicht und speichert mir diese dann in meiner Dropbox. An dieser Stelle übernimmt dann wieder Hazel, aber dazu kommen wir später. Da der untere Strang eine Kopie des oberen Stranges ist, der dafür sorgt, dass ich noch einen Screenshot der mobilen Ansicht bekomme, lassen wir den hier einfach mal außer Acht. Die angegebenen Schritte beziehen sich also nur auf den oberen.

1. Schritt:
Ich lasse HTML/CSS to Image auf Pixelgranaten.de zugreifen und nach einem Timeout von 5 Sekunden einen Screenshot machen. Dieses Modul gibt mir dann eine URL zurück und diese wird über den Router das HTTP Modul übergeben. Man kann hier übrigens genau definieren, wie groß der Screenshot werden soll und mit welcher Auflösung er aufgenommen werden soll. Hier lassen sich so noch ganz viele weitere Use Cases erfinden.

2. Schritt:
Das HTTP Modul lädt die URL und bekommt dann den vorher angefertigten Screenshot.

3. Schritt:
Das Screenshot Object ist noch kein richtiges Bild und muss erst “zusammengesetzt” werden. Das übernimmt das Image Modul. Es erhält die Daten aus dem HTTP Modul und baut uns daraus eine .jpg Datei zusammen. Mit dieser können wir nun weiterarbeiten.

4. Schritt:
Jetzt ist wieder unser Dropbox Modul an der Reihe. Es erhält die Bilddatei und legt sie in einem vorher definierten Verzeichnis ab und damit sind wir eigentlich schon fertig. Dieses Szenario wird, wie bereits erwähnt, drei Mal pro Woche ausgeführt und sorgt somit dafür, dass ich in regelmäßigen Abständen ein Abbild des aktuellen Zustands des Blogs erhalte. Ich habe hier noch mal etwas weitergedacht und ab hier Hazel übernehmen lassen. Sobald Hazel eine Änderung in dem Screenshot Verzeichnis feststellt, lasse ich ein kleines Script laufen, das aus den einzelnen Bilddateien eine Videodatei erstellt.

Diese Videodatei wird im Anschluss per SFTP auf meinen Server geladen. Das alles passiert einmal für die mobile Ansicht und einmal für die Desktop Ansicht. Ich habe also immer ein aktuelles Zeitraffervideo der Veränderungen dieses Blogs griffbereit. Das mag sich zwar erstmal nach einer sinnlosen Spielerei anhören, aber man kann diesen kompletten Workflow relativ einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Momentan sieht das Video übrigens so aus und du kannst dir sicher sein, dass es maximal zwei Tage alt ist, völlig egal, wann du diesen Beitrag liest. Deshalb liebe ich Automatisierungen.

 

Wenn du genau hinschaust, wirst du sehen, dass da am Anfang sehr viele alte Aufnahmen mit dabei sind. Das war ein Abend Fleißarbeit. Ich habe jede dokumentierte Änderung seit 2010 in der Wayback Machine aufgerufen und einen Screenshot davon gemacht. Diese 180 Screenshots habe ich dann noch zugeschnitten und mit in das Dropbox Verzeichnis gelegt, in dem auch die automatisierten Screenshots landen. Hazel sorgt nun dafür, dass auch unsere letzten 10 Jahre automatisch in diesem Video auftauchen.

 

Deine eigene Wayback Machine

 

Automatische Postings für Social Media Kanäle

Ich habe viel zu viele Social Media Accounts und die einzelnen Kanäle zu bespielen ist ganz schön zeitaufwendig. So habe ich allein bei Instagram vier Accounts, bei Twitter sind es sieben, bei Facebook fünf Seiten. Dazu kommen dann noch ein paar YouTube Kanäle und dieser Blog. Ich wollte mir nun ein paar Dinge erleichtern. Wenn ein neuer WordPress Artikel erscheint, soll dieser automatisch bei Facebook, Twitter und Instagram geteilt werden. Weiterhin haben wir nun seit ein paar Tagen noch einen Telegram Kanal dazubekommen, in dem du immer über neue Beiträge informiert wirst.

Mir ist aufgefallen, dass Thorben und ich es nicht schaffen, unsere Kanäle regelmäßig zu aktualisieren. Das ist schade und musste unbedingt mal geändert werden. Nun habe ich einen kleinen Workflow gebastelt, der Twitter, Instagram, Facebook und Telegram regelmäßig mit neuen Inhalten versorgt. Gehen wir doch mal die einzelnen Schritte durch, die dafür sorgen, dass hier alles vollautomatisch passiert.

1. Schritt:
Das erste Modul durchsucht ein Verzeichnis in meiner Dropbox. In diesem Verzeichnis haben wir die Bilder hinterlegt, die irgendwann automatisch gepostet werden sollen. Wir ein Bild gefunden, wird dieses über den Router weitergegeben. Wenn das Verzeichnis leer sein sollte, benachrichtigt mich mein Telegram Bot darüber.

2. Schritt:
Das zweite Modul, das direkt an den Router angeschlossen ist, durchsucht ein Verzeichnis in meiner Dropbox. In diesem Verzeichnis haben wir die verschiedene Dateien hinterlegt, in denen jeweils unterschiedliche Hashtags liegen. Es wählt eine zufällige Datei aus und gibt sie weiter.

3. Schritt:
Das dritte Modul erstellt einen öffentlichen Share Link. Das ist genau das, was man auch manuell in seiner Dropbox machen kann, wenn man eine Datei auswählt und das Kontext Menü öffnet. Diesen Link benötigen wir, um den Inhalt der Textdatei laden zu können.

4. Schritt:
Das HTTP Modul lädt nun über den im letzten Schritt erstellten Share Link die Datei mit den Hashtags herunter und gibt die Daten weiter. Wir haben nun einen zufälligen Inhalt aus einem Dropbox Ordner ausgewählt und ihn heruntergeladen. Es kann also weitergehen.

5. Schritt:
Da wir die Datei nun in der Hand haben und möchten, dass das nächste Bild mit anderen Hashtags versehen wird, wird sie in diesem Schritt in ein anderes Verzeichnis verschoben und kann somit von der Routine beim nächsten Durchlauf nicht mehr ausgewählt werden.

6. Schritt:
In diesem Schritt nutzen wir das Variablen Tool von Integromat. Die ausgelesenen Hashtags wandern in eine Variable, die dann ab diesem Zeitpunkt allen weiteren Modulen zur Verfügung steht.

7. Schritt:
Weiter geht es nun über den Router in die obere Reihe. Wieder durchsuchen wir das Verzeichnis, in dem die Hashtag Textdateien liegen. Sollten hier keine Dateien mehr zu finden sein, weil sie bereits alle durch den Ablauf, der im 5. Schritt beschrieben ist, verschoben wurden, geht es zum nächsten Modul. Diese Bedingung steckt in dem kleinen Filtersymbol unter der gepunkteten Verbindungslinie.

8. Schritt:
Aufgepasst: Dieser Schritt wird nur ausgeführt, sollte es keine Hashtags mehr geben. Ich rufe das Verzeichnis auf, in dem die bereits verwendeten Textdateien landen und lese sämtliche Dateien ein und übergebe sie an das nächste Modul.

9. Schritt:
Dieses Modul verschiebt alle Textdateien, in denen sich die Hashtags für Instagram, Facebook und Co. befinden zurück in das Verzeichnis, das im zweiten Schritt durchsucht wird. Nun stehen uns wieder alle Dateien zur Verfügung. Wenn das Szenario also wieder ausgeführt wird, können wir sicher sein, dass wir auch eine Datei auswählen können.

10. Schritt:
Jetzt geht es in der unteren Reihe der Module weiter. Wir kümmern uns nun noch darum, dass unser ausgewähltes Bild automatisch bei Facebook, Instagram, Twitter und Telegram gepostet wird. Dem Image Modul übergeben wir die Daten aus dem 1. Schritt. Daraus entsteht dann eine Bilddatei. Der Bildtitel wird aus dem Dateinamen generiert. Diese geben wir an den Router weiter.

11. Schritt:
Das Telegram Bot Modul nimmt das Bild entgegen, und postet das Bild zusammen mit einem kurzen Text in unseren Telegram.

12. Schritt:
Das dritte Modul erstellt einen öffentlichen Share Link. Das ist genau das, was man auch manuell in seiner Dropbox machen kann, wenn man eine Datei auswählt und das Kontext Menü öffnet. Diesen Link benötigen wir, um das Bild laden zu können.

13. Schritt:
Das Bild wird an das Buffer Modul übergeben. Buffer ist ein Service, der es einfacher machen soll, Tweets, Facebook und Instagram Posts etc. zu planen. Das Bild wird bei Buffer hochgeladen und wird dann im Laufe des Tages bei Instagram gepostet. Auch hier nehmen wir wieder den Bildtitel aus dem Image Modul. Damit der Instagram Post etwas mehr Reichweite bekommt, nutzen wir hier die vorher in der Variablen gespeicherten Hashtags. Diese werden automatisch mit in den Beschreibungstext gesetzt.

14. Schritt:
Dieser Schritt ist fast selbsterklärend. Das Bild wird dem Facebook Pages Modul übergeben und dieses postet es dann dementsprechend auf unserer Facebook Seite.

15. Schritt:
Auch dieser Schritt sollte selbsterklärend sein. Das Bild wird dem Twitter Modul übergeben. Damit wird es dann innerhalb weniger Sekunden bei Twitter gepostet.

16. Schritt:
Da wir das Bild nun überall gepostet haben und nicht möchten, dass wir das Bild irgendwann noch mal posten, wird es in diesem letzten Schritt in ein anderes Verzeichnis verschoben. Die Bilder kann ich dann einfach irgendwann löschen.

Wir haben es geschafft!

Dieses Szenario läuft zwei Mal pro Woche und verbraucht so schon relativ viele Tasks. Das ist es aber auf jeden Fall wert, da es uns wahnsinnig viel Zeit spart. Das einzige, was wir nun noch machen müssen, ist regelmäßig das Dropbox Verzeichnis mit neuen Bildern zu füttern. Alles Weitere übernimmt das Szenario und somit werden unsere Bilder dann automatisch bei Facebook, Instagram, Twitter und Telegram gepostet.

 

Automatisches Posten von Social Media Beiträgen

 

Fazit

Integromat hat mich absolut überzeugt. Ich hatte selten so viel Spaß dabei, irgendwelche Workflows zu basteln. Damit ist Integromat eine perfekte Alternative zu IFTTT bzw. eine Alternative zu Zapier. Wem die Services fehlen, die aber von IFTTT, oder Zapier angeboten werden, kann diese auch einfach über Integromat triggern lassen.

Die einzelnen Module eines Szenarios lassen sich mit wenigen Klicks hinzufügen, verschieben und ausrichten. Wenn man nicht genau weiß, wie man ein Modul zu bedienen hat, bietet Integromat einen sehr ausführlichen FAQ Bereich an. Mir fehlt dort tatsächlich nichts. Selbst die Preisstruktur ist fair und übersichtlich.

Ich habe nun alle Tasks bei Zapier entfernt und bei IFTTT sind nur noch eine Handvoll übrig geblieben. So starte ich zum Beispiel meine Staubsaugerroboter über einen Hotkey in der Alfred 4 App. Über Workflow für Alfred und Hazel werde ich demnächst aber noch mal einen ausführlichen Beitrag schreiben.

Ideen gesucht

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Auszug aus meinen Automatisierungen ein bisschen Inspiration geben konnte. Ich überlege momentan, was man sonst noch so umsetzen könnte. Hast du selbst schon irgendwelche Abläufe automatisiert, oder eine gute Idee für ein neues Szenario? Dann schreib uns doch einfach einen Kommentar.

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Hier sind noch paar weitere nützliche Links zu Software und Services rund um das Thema Automatisierung:

Bist du auch schon papierlos? Wenn ja, kannst du gerne berichten, welches Gerät du einsetzt und mit welchen Programmen du arbeitest. Wenn du Verbesserungsvorschläge zu meinem Workflow hast, kannst du auch die gerne hier lassen. Ich freue mich über Kommentare.

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